ওয়ার্কফ্রম হোমের এই যুগে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাঠানোর প্রধান মাধ্যম ইমেইল। গুগল বর্তমানে জিমেইল অ্যাপ বা ওয়েবসাইটটি ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে সর্বাধিক ভরসাযোগ্য হয়ে দাঁড়িয়েছে।
প্রযুক্তির এই যুগে জিমেইল অ্যাপটির ব্যবহার প্রায় সবারই জানা। তবে এর বিশেষ কিছু গোপন ফিচার ও ট্রিকস রয়েছে, যেগুলো ব্যবহারে ব্যক্তি সহজেই নিজের ইনবক্স ও ইমেইলগুলো নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন।
এই পদ্ধতিগুলোর মাধ্যমে চাহিদা অনুযায়ী মেলবক্সকে অবাঞ্ছিত ও অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের হাত থেকে রেহাই দেওয়া সম্ভব। জেনে নেওয়া যাক এই বিশেষ ফিচারগুলো সম্পর্কে-
‘আনডু’ ফিচারের ব্যবহার
অনেক সময় দেখা যায় তাড়াহুড়ো করে মেইল পাঠাতে গিয়ে আমরা বেশকিছু ভুল করে ফেলি। প্রথম দেখায় সেগুলো হয়তো চোখে পড়ে না। পরে নজরে আসলেও পুনরায় মেইল পাঠানো ছাড়া অন্য কোনো উপায় থাকে না। সাধারণত জিমেইল কোনো মেইলকে পাঠানোর পর ‘আনডু’ করতে পাঁচ সেকেন্ডের মতো সময় দেয়। তবে জিমেইলের সেটিংস অপশনে গিয়ে আপনি নিজের প্রয়োজন মতো সর্বাধিক ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত এই সময়সীমা বাড়িয়ে নিতে পারেন।
অবাঞ্চিত ইমেইল ব্লক
বিভিন্ন বিজ্ঞাপনী ইমেইল আমাদের মেইলবক্সকে পূর্ণ করে দেয়। এর ফলে অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো খুঁজে পেতে সমস্যা হয়। সেক্ষেত্রে আপনি এসব অযাচিত ইমেইলগুলো ব্লক করে রাখতে পারেন। ব্লক করা ইমেইল আইডিগুলো থেকে পুনরায় নতুন মেইল এলে তা সরাসরি পৌঁছে যাবে স্প্যাম বক্সে।
ইমেইলের গোপনীয়তা বাড়ানোর ক্ষেত্রে
বিভিন্ন অ্যাপের ব্যবহার এবং ওয়েবসাইট ভিজিটের ফলে একাধিক মেইল এসে জমা হয় ইনবক্সে। সেক্ষেত্রে নিজের অফিশিয়াল ইমেইল আইডির গোপনীয়তা বাড়াতে বিশেষ ফিচার অবলম্বন করতে পারেন। নিজের ইমেইল অ্যাড্রেসের সঙ্গে প্লাস সাইন জুড়ে দিয়ে তৈরি করা যায় বিকল্প অ্যাড্রেস। যার ফলে নতুন মেলবক্সের সব মেইল চলে আসবে আপনার মেইলবক্সে।
‘কনফিডেনশিয়াল মুড’-এর ব্যবহার
কোনো গুরুত্বপূর্ণ মেইলের বিশেষ গোপনীয়তা বজায় রাখতে ব্যবহার করা যেতে পারে কনফিডেনশিয়াল মুড। এক্ষেত্রে কাউকে ইমেইল পাঠাতে সেন্ড অপশনে ক্লিক করার আগে লক আইকনে ক্লিক করে চালু করতে হবে ‘কনফিডেনশিয়াল মুড’। যার ফলে পাঠানো মেইলটির এক্সপায়ারি ডেট তৈরি হবে। রিসিভার কোনোভাবেই গুরুত্বপূর্ণ মেইলটিকে ফরোয়ার্ড, প্রিন্ট বা কপি করতে পারবেন না।
কীবোর্ডের ক্ষেত্রে শর্টকাট ব্যবহার
খুব দ্রুত ইমেইল পাঠাতে বা বিভিন্ন ড্রাফট ডিলিট করতে ব্যবহার করা যেতে পারে কীবোর্ডের বিভিন্ন শর্টকাট। যেমন Ctrl+Enter ক্লিক করলে খুব তাড়াতাড়ি পাঠানো যাবে কোনো মেইল। Ctrl+D ক্লিক করলে ডিলিট করা যাবে পুরনো সমস্ত ড্রাফট। সিসি প্রাপক ও বিসিসি প্রাপকের তালিকাও চলে আসবে Ctrl এবং shift ক্লিক করে C চাপ দিলে।
প্রযুক্তির এই যুগে জিমেইল অ্যাপটির ব্যবহার প্রায় সবারই জানা। তবে এর বিশেষ কিছু গোপন ফিচার ও ট্রিকস রয়েছে, যেগুলো ব্যবহারে ব্যক্তি সহজেই নিজের ইনবক্স ও ইমেইলগুলো নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন।
এই পদ্ধতিগুলোর মাধ্যমে চাহিদা অনুযায়ী মেলবক্সকে অবাঞ্ছিত ও অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের হাত থেকে রেহাই দেওয়া সম্ভব। জেনে নেওয়া যাক এই বিশেষ ফিচারগুলো সম্পর্কে-
‘আনডু’ ফিচারের ব্যবহার
অনেক সময় দেখা যায় তাড়াহুড়ো করে মেইল পাঠাতে গিয়ে আমরা বেশকিছু ভুল করে ফেলি। প্রথম দেখায় সেগুলো হয়তো চোখে পড়ে না। পরে নজরে আসলেও পুনরায় মেইল পাঠানো ছাড়া অন্য কোনো উপায় থাকে না। সাধারণত জিমেইল কোনো মেইলকে পাঠানোর পর ‘আনডু’ করতে পাঁচ সেকেন্ডের মতো সময় দেয়। তবে জিমেইলের সেটিংস অপশনে গিয়ে আপনি নিজের প্রয়োজন মতো সর্বাধিক ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত এই সময়সীমা বাড়িয়ে নিতে পারেন।
অবাঞ্চিত ইমেইল ব্লক
বিভিন্ন বিজ্ঞাপনী ইমেইল আমাদের মেইলবক্সকে পূর্ণ করে দেয়। এর ফলে অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো খুঁজে পেতে সমস্যা হয়। সেক্ষেত্রে আপনি এসব অযাচিত ইমেইলগুলো ব্লক করে রাখতে পারেন। ব্লক করা ইমেইল আইডিগুলো থেকে পুনরায় নতুন মেইল এলে তা সরাসরি পৌঁছে যাবে স্প্যাম বক্সে।
ইমেইলের গোপনীয়তা বাড়ানোর ক্ষেত্রে
বিভিন্ন অ্যাপের ব্যবহার এবং ওয়েবসাইট ভিজিটের ফলে একাধিক মেইল এসে জমা হয় ইনবক্সে। সেক্ষেত্রে নিজের অফিশিয়াল ইমেইল আইডির গোপনীয়তা বাড়াতে বিশেষ ফিচার অবলম্বন করতে পারেন। নিজের ইমেইল অ্যাড্রেসের সঙ্গে প্লাস সাইন জুড়ে দিয়ে তৈরি করা যায় বিকল্প অ্যাড্রেস। যার ফলে নতুন মেলবক্সের সব মেইল চলে আসবে আপনার মেইলবক্সে।
‘কনফিডেনশিয়াল মুড’-এর ব্যবহার
কোনো গুরুত্বপূর্ণ মেইলের বিশেষ গোপনীয়তা বজায় রাখতে ব্যবহার করা যেতে পারে কনফিডেনশিয়াল মুড। এক্ষেত্রে কাউকে ইমেইল পাঠাতে সেন্ড অপশনে ক্লিক করার আগে লক আইকনে ক্লিক করে চালু করতে হবে ‘কনফিডেনশিয়াল মুড’। যার ফলে পাঠানো মেইলটির এক্সপায়ারি ডেট তৈরি হবে। রিসিভার কোনোভাবেই গুরুত্বপূর্ণ মেইলটিকে ফরোয়ার্ড, প্রিন্ট বা কপি করতে পারবেন না।
কীবোর্ডের ক্ষেত্রে শর্টকাট ব্যবহার
খুব দ্রুত ইমেইল পাঠাতে বা বিভিন্ন ড্রাফট ডিলিট করতে ব্যবহার করা যেতে পারে কীবোর্ডের বিভিন্ন শর্টকাট। যেমন Ctrl+Enter ক্লিক করলে খুব তাড়াতাড়ি পাঠানো যাবে কোনো মেইল। Ctrl+D ক্লিক করলে ডিলিট করা যাবে পুরনো সমস্ত ড্রাফট। সিসি প্রাপক ও বিসিসি প্রাপকের তালিকাও চলে আসবে Ctrl এবং shift ক্লিক করে C চাপ দিলে।
